A réception de votre dossier complet, c’est-à-dire comportant une lettre ou un message explicitant le différend, accompagnés des copies des documents utiles, le Médiateur vous adressera un accusé de réception dans les délais les plus brefs.

Une demande d’informations ou de documents complémentaires peut vous être faite pour apprécier la recevabilité de votre saisine ou pour en permettre l’instruction.

Si votre saisine est recevable, le Médiateur contactera les personnes ou services utiles à l’instruction du dossier, par tous moyens. Les parties doivent fournir au Médiateur tous les éléments d’information lui permettant d’instruire le litige.

Dès le premier courrier qui vous sera adressé, vous serez informé des délais de prescription spécifiques au domaine en cause afin que vous ne perdiez pas vos droits d’agir en justice.

Le Médiateur peut également souhaiter entendre et/ou recevoir personnellement les deux parties. Toutefois, le Médiateur peut décider d’instruire les affaires sur pièces exclusivement.

Si la complexité de l’affaire le rend nécessaire, le Médiateur peut faire appel à un expert qu’il choisit librement compte tenu de ses compétences dans le domaine d’activité concerné.

Le Médiateur vous proposera par écrit, dans un délai fixé, en général deux mois, une solution estimée acceptable et l’adressera aux parties au litige.

Le Médiateur peut clôturer la médiation sans formuler d’avis ou de recommandation s’il constate soit l’émergence d’une solution amiable sous son autorité, soit un désistement des parties, que le litige ait ou non trouvé sa solution par d’autres voies, soit un désaccord persistant.

Si votre saisine n’est pas recevable,

• soit le Médiateur fera suivre le dossier, en interne, au service compétent pour traiter la demande, par exemple un service chargé de la relation avec la clientèle si les démarches préalables n’ont pas été engagées ou menées à leur terme,
• soit il vous donnera les indications utiles pour orienter les démarches à mener.

Dans les deux cas, votre information sera assurée dans les délais les plus brefs.